Наши результаты
и отличная (имхо) система по улучшению рабочего процесса менеджера
над "завалами"
В понедельник 07 сентября наша команда, усиленная уже проверенными "легионерами", стала Двукратными Чемпионами Высшей Лиги Украинской Шахматной Лиги.
На следующий день мне пришло приглашение в личку личесс поучаствовать в квалификационном этапе международного командного турнира (в Финале победители которого разыграют 1000 долларов).
Участие в турнире бесплатное. По сути фриролл. Будет интересно.
Теперь расскажу одну практическую систему по улучшению рабочего процесса менеджера (заведующий, тренер и т.д.), которую я только недавно узнал, но уже начал применять в работе и результаты мне очень нравятся. Стало меньше стресса на работе и больше порядка.
Почему я хочу ею поделиться?
Во-первых, обмен опытом с коллегами. Возможно вы мне посоветуете что-то лучше или усилите эту идею.
Во-вторых, возможно эта идея станет палочкой-выручалочкой для кого-то из моих читателей, как для меня она стала.
Если бы мне кто-то рассказал это еще 10 лет назад, мне бы это сэкономило много энергии и сил. И я бы такому человеку был бы очень благодарен.
Вкраце суть системы, которая называется "Три корзины". А вот ссылки на первоисточник (надеюсь, что не нарушаю никаких правил форума, публикуя эти ссылки:
https://help.seoshield.ru/-3-tri-korzinyhttps://visotsky.com.ru/blog/2013/10/30/182/Система "Три корзины".
Я, когда стал заведующим клуба, столкнулся с тем, что на меня навалилось намного больше более сложной работы, чем раньше (еще больше указаний вышестоящего руководства, нужно еще больше контролировать нижестоящих). Еще больше документов, с которыми нужно работать.
Я сначала действовал стандартно, вроде как учили, как писали в книгах по менеджменту. Выписывал на листок все, что нужно делать и когда сделал - вычеркнул. Если появилось, что то новое то дописал в листок.
Но такая система жутко неудобная. Такие листки разрастались, плодились и множились, а на компьютере такую систему внедрить было еще более хлопотно. Возникал стрес и уже не знал за что браться.
Но мне повезло узнать про систему работы над проблемами "Три корзины".
За чистым рабочим столом с ноутбуком и телефонами я поставил три лотка один над другим.
Верхний "Входящие". Нижний "Исходящие". Средний "Отложенные".
Допустим приходит задание от руководства. Я беру чистый лист из лотка "Входящие" , кладу себе на рабочий стол и начинаю планировать, как решать задание.
Часто такое задание сразу выполнить сложно, так как не хватает информации. А тут новый звонок от другого зама.
Я откладываю первый листок в средний лоток "Отложенные", беру чистый лист из "входящие", кладу его на рабочий стол и пишу, что нужно сделать.
Потом тоже, скажем, кидаю в отложенные. Класть в "Отложенные" - это нормально!
Дальше, например, пришло на Вайбер сообщение-заявка от начинающих "Хочу записать ребенка" (сейчас такие заявки приходят по несколько раз каждый день).
Я беру из входящих чистый лист, выписываю телефон и имя родителя и этот лист с пометкой "заместителю" кладу в лоток "Исходящие". Оттуда он попадет во "входящие" к моему заместителю, который будет потом прозванивать родителей и решать, ставить их в резервный список или приглашать на собеседование.
Дальше, например, я смотрю, что во входящих пусто! Это важная задача менеджера держать верхний лоток пустым. Значит дело движется:-) Потому что, если у Вас стоит документ во входящих, значит у кого-то дело тоже стоит. Потом смотрю, что у меня накопилось в отложеных, и или откладываю часть работы дальше или выполняю, то что важное срочное или то что легче всего выполнить быстро.
Лоток "Отложенные" практически всегда чем-то занят, но вы всега помните, что нужно сделать, просто посмотрев, что там внутри.
Допустим вы взяли из "оложенных" - "покрутили" на рабочем столе, выполнили задачу и решаете, что нужно этот документ в архив. Встали и отнесли в шкаф.
А другой листок бывает, который Вам уже не нужен - полезно уничтожить.
Итого у вас в голове по этой системе несколько элементов: "Входящие" "Отложенные" "Рабочий стол" "Исходящие" "Архив" "Уничтожить".
И у ваших заместителей точно такая же система элементов.
Система очень крутая и у меня прям душевный подьем, когда я ее понял и начал внедрять.
Теперь у меня такое ощущение, что можно любые горы свернуть
Написал своими словами, но вы можете еще почитать статьи по ссылкам на первоисточники.
Как Вам эта система? Вы используете что-то подобное? Или у Вас своя система? Поделитесь, пожалуйста, своим опытом. Думаю, что молодым тренерам будет очень полезно.
Голосование
